13. Come segnalare un reclamo o rispedire un articolo danneggiato?

Nel programma di TVH Quick Source è anche possibile di segnalare e seguire un reclamo. In questo modulo, “Reclamo”, ci sono tre scelte: creare un reclamo nuovo “Creare reclamo”, gestire i reclami fatti “Gestire Reclami” e gestire le cauzioni “Gestire cauzioni”.

A. Creare il reclamo

a. La selezione dell’ordine
Ci sono due possibilità per compilare un reclamo: puo’ cliccare sul tasto “Reclamo” e scegliere l’opzione “creare reclamo”,


dopo di che puo’ ricercare l’ordine se conosce il numero d’ordine, la propria referenza, la data dell’ordine o un codice d’articolo. Confermare la richiesta di ricerca tramite il tasto “cercare”


Oppure seleziona nello schermo principale l’ordine del reclamo.
Clicchi con il tasto mouse di destra e scelga l’ opzione “creare reclamo”.
Cosi’ viene immediatamente copiato il numero l’ordine nel reclamo.


Una volta selezionato l’ordine , cliccare su “seguente”.

Cliccando “Condizioni generali resi”, sono scaricate le condizioni generali sui resi per consultare.

b. Selezionare il tipo
Nel tab “Selezionare tipo” puo’ scegliere l’argomento del reclamo : ‘Prezzo del trasporto’, ‘Ordine completo’ o ‘Linea selezionata’. Per selezionare qualche linea, selezioni la linea e clicchi sul terzo pulsante ‘Linea selezionata’.



c. Trasporto
Sotto ‘Prezzo del trasporto’ può registrare un reclamo trattando il costo del trasporto. Inserisca un testo relativo al reclamo nel campo sotto riportato. Per proseguire, clicchi su “Seguente”.


Prima di spedire il reclamo alla TVH, deve indicare una persona di contatto all’interno della sua ditta, al fine di velocizzare eventuali ulteriori comunicazioni.
Cliccare e selezionare un nome dalla lista delle persone di contatto conosciute in TVH. Cliccare “OK”.


Poi invii il Suo reclamo a TVH tramite il tasto “Spedire”


Il reclamo viene spedito automaticamente a TVH e può essere ritrovato nella gestione dei reclami

Ordine completo/Linee selezionate
Poi, c’è anche la possibilità di scegliere tra un reclamo per un ordine completo oppure sulla (qualche) linea selezionata nell’ordine.
Se il reclamo non riferisce all’ordine completo, selezioni 1 linea (cliccando con il mouse) o più linee ( con il tasto Ctrl e il tasto mouse di sinistra).
Il tasto “linee selezionate” diventa attivo. Clicchi il tasto, per proseguire nel reclamo con le linee selezionate.



d. Modifica delle quantità
Selezionati gli articoli, c’è anche la possibilità di modificare le quantità di ogni linea. Le modifichi, se è necessario, in alto a destra e salvi scacciando il dischetto . Clicchi poi su “Seguente”.



e. Selezione del motivo
Nel tab “Selezionare motivo” può inserire il motivo del reso.
Può scegliere il motivo all’interno della lista “Selezionare motivo”, la descrizione del reso può essere fatta sotto “Descrizione reclamo”.
Ogni volta è possibile vedere se il motivo selezionato puo’ essere utilizzato o meno (“Utilizzare …” – “Non utilizzare …”)



f. Definizione
Sull’ultimo schermo, “definizione”, può aggiungere un altro testo al reclamo, è necessario scegliere una persona di contatto della vostra ditta.


Aggiungere testo
Può aggiungere ulteriori dettagli al reclamo, al livello del reclamo completo oppure ad una sola linea con il tasto .
Si apre la finestra per il testo. Per inserire ulteriori informazioni, clicchi su


Inserisca il testo e clicchi su . Cliccare poi su per ritornare al livello del tab.


Aggiunga una persona di contatto
Prima di poter inviare il reclamo, deve inserire una persona di contatto dell’interno della sua azienda, persona con la quale TVH puo’ prendere eventualmente contatto in relativamente a questo reclamo.
Cliccare e selezionare un nome dalla lista delle persone di contatto conosciute da TVH. Clicchi “OK”.


Clicchi su “Spedire” per inviare il reclamo alla TVH.


Infine Le sarà richiesto se intende rimandare o meno la merce in TVH. Risponda alle 2 domande e clicchi “OK”

Il reclamo viene spedito in TVH e può ritrovarlo sotto gestione reclami.

B. Gestione dei reclami

Per un riassunto di tutti i reclami, cliccare su “Reclamo” e poi su “Gestire reclami”.


Può ricercare i reclami in base a:
“Numero di Reclamo”
“N° Fattura”
“Proprio n° di Reclamo”
“N° ordine TVH”
“Proprio n° di ordine”
“Data”

Compilato i dati, clicchi su
In questo modo riceve un riassunto di tutti i reclami che corrispondono ai dati introdotti.
In alto a destra della finestra, c’è un’icona per esportare i dati in Excel

• In sospeso: reclamo ricevuto da TVH, ma non ancora autorizzato
• Reclamo autorizzato: il reclamo è messo su ricevuto e sarà processato.
Se si tratta di un reso, puo’ rispedire il materiale e stampare il conto di reso cliccando sul simbolo a sinistra

• Reso ricevuto: Ha reso il materiale e questo è giunto in TVH. i pezzi verranno passati al controllo tecnico.
• Accreditato: i pezzi, per i quali esiste un reclamo, sono accreditati da TVH.
• Rifiutato: il reclamo non viene accettato da TVH.

sotto “1” riceve una lista di tutti i reclami (con numero del reclamo) in questo stato. sotto “2” può vedere chi sta trattando il reclamo in TVH. Il numero delle posizioni del reclamo sta sotto "3". l dettaglio delle posizioni selezionate in "3" puo’ essere consultato sotto lo schermo "4".

Note:
"da accreditare" : questo è l’importo per 1 pezzo
"Totale da accredita": questo è l’importo di tutti i pezzi nella linea selezionata
" Totale accredito reclamo": questo è l’importo totale dell’intero reclamo che verrà accreditato.

C. Gestire le cauzioni

Per ottenere un riassunto, clicchi su “ Gestire cauzioni”


Stampare il buono di reso per le cauzioni:
Utlizzando il Vs. numero di ordine TVH, è facile ritrovare il vostro buono di reso.


Inoltre, è anche possibile di cercare con dato oppure marca. Se si tratta di un reso, può rispedire il materiale e stampare il conto di reso cliccando sul simbolo a sinistra